Sem Papel Guia

Documentos em suportes diversificados: o que fazer com eles?

Os documentos da administração pública podem ser produzidos em diferentes gêneros, além dos textuais:

Ícone de Ícone de um mapa com um marcador

Cartográficos

Mapas, plantas e croquis.

Iconográficos

Imagens em diversas resoluções.

Ícone de Ícone de um notebook com multimídia

Multimeios

Registros de vídeos e de áudio.

Mesmo que esses formatos não sejam suportados pelo serviço Documentos Digitais por conta do tamanho, a tramitação deve acontecer via sistema.

Como registrar esses mapas, plantas, vídeos, registros de áudio e imagens em alta resolução em formato digital ou em papel?

Ícone de Ícone de um círculo com o número 1

Inclua no processo ou expediente o modelo "Informação", registrando que o documento composto contém documento físico ou armazenado em dispositivo eletrônico e indique sua localização original.

Ícone de Ícone de um círculo com o número
2

Se for uma imagem em alta resolução, planta ou mapa, capture uma versão reduzida fazendo esse registro na “Informação”, além de incluir a captura.

Registre o documento de outro formato nos sistemas de controle existentes na instituição.

Se for necessário realizar o trâmite desse documento, faça isso também fora do sistema.

Dica!
Verifique se é possível referenciar o documento de outro formato na “Informação” por meio de um link, por exemplo.

Para os documentos armazenados em outros locais, verifique se, ao tramitar o documento do qual esse item faz parte, esse suporte poderá ser enviado por outro meio ou se ficará em um espaço físico para consulta.